Was ist Smartsheet?

Was ist Smartsheet?

Smartsheet ist eine Cloud-basierte Projektmanagement- und Kollaborations-Plattform vom Entwickler Smartsheet Inc. Die Software wurde 2006 zum ersten Mal auf den Markt gebracht und hat sich seither ständig weiterentwickelt und an die sich verändernde Arbeitswelt angepasst.

Das benutzerfreundliche Smartsheet-Dashboard unterstützt Teams dabei, ihre Arbeit zu planen, den Projektfortschritt nachzuverfolgen und Workflows zu automatisieren. Zielgruppe sind sowohl Einzelpersonen und kleine Unternehmen als auch große Firmen. Dem Anbieter zufolge wird Smartsheet sogar in 80 % der Fortune-500-Unternehmen eingesetzt.

Das spricht dafür

• Enorm flexibel und vielseitig — Von einfachen Aufgabenlisten bis zu komplexen Projektzeitplänen: Smartsheet ist ein Generalist, der sich flexibel an unterschiedliche Anforderungen anpasst.
• Umfangreiche Automatisierungen — Mit Smartsheet-Workflows kannst du Prozesse basierend auf vielschichtig anpassbaren Triggern, Bedingungen und Aktionen automatisieren, um Zeit zu sparen.
• Umfangreiche Reports und Dashboards — Du kannst detaillierte Reports und anschauliche Dashboards mit Echtzeit-Informationen erstellen, um deine Daten für unterschiedliche Zielgruppen aufzubereiten.
• Dateien direkt an Aufgaben anhängen — Du kannst an jede einzelne Aufgabe Dokumente, E-Mails, Bilder, PDFs, Word- und Excel-Dateien anhängen. Alles was zu einer Aufgabe gehört, liegt direkt dabei — kein Suchen in Ordnern oder Mailpostfächern mehr.
• Blätter wie in Excel verknüpfen — Genauso wie du in Excel Tabellenblätter miteinander verbinden kannst, lassen sich bei Smartsheet mehrere Blätter verknüpfen. Daten aus einem Blatt fließen automatisch in ein anderes — ideal wenn du mehrere Projekte übergreifend im Blick behalten willst.
• Alarm pro Aufgabe per E-Mail — Du kannst an jeder einzelnen Aufgabe einen Alarm einstellen, der dich — oder andere Beteiligte — automatisch per E-Mail benachrichtigt. Ob Fälligkeitsdatum, Statusänderung oder ein bestimmter Wert: du legst fest wann der Alarm ausgelöst wird.

1. Einrichtung & Bedienung

Smartsheet macht die ersten Schritte einfach: Du musst nur deine E-Mail-Adresse angeben, um mit der Account-Erstellung zu beginnen. Neuankömmlinge profitieren — auch ohne Angabe von Zahlungsdaten — von einer 30-tägigen Testphase, die direkt nach der Registrierung startet.

Im Laufe der Account-Erstellung kannst du gleich ein erstes Projekt und dessen Aufgaben und Unteraufgaben anlegen, um direkt mit der Arbeitsplanung zu beginnen.

Während der Registrierung kannst du erste Aufgaben hinzufügen, um die Funktionen von Smartsheet kennenzulernen.

So funktioniert Smartsheet: Excel, nur smarter

Smartsheet lässt sich eher mit dem Tabellen-Urgestein Excel vergleichen — nur, dass Smartsheet um seine Tabellenfunktionen eine umfangreiche Plattform zur Planung, Steuerung und Auswertung von Projekten herumgebaut hat.

Durch die Tabellenstruktur ist Smartsheet am besten für größere, datenintensive Projekte geeignet, die ein zentrales Dashboard für ihre Informationen erfordern. Es richtet sich primär an ein Publikum, das mit Tabellen und Tabellenkalkulationen wie bei Excel bereits reichlich Erfahrung hat. Die Grundidee dahinter war einfach: Die meisten Menschen im Projektgeschäft kennen Excel — und finden sich deshalb in Smartsheet am schnellsten zurecht. Es ist ein intelligentes Excel, wenn man so will.

Die Tabellenstruktur ist das Herzstück von Smartsheet — wer Excel kennt, findet sich sofort zurecht.

Durch Smartsheet navigieren

Nach der Registrierung landest du im Smartsheet-Dashboard, das aus mehreren Elementen besteht. Den linken Rahmen der Benutzeroberfläche nimmt eine Menüleiste ein, über die du zu den verschiedenen Funktionen navigierst. Hier findest du folgende Einträge:

• Start — Auf der Startseite findest du kürzlich geöffnete Dokumente und kannst per Klick auf „Neu erstellen" neue Elemente anlegen.
• Benachrichtigungen — Alle Benachrichtigungen auf einen Blick, die du schrittweise abarbeiten kannst.
• Durchsuchen — Suchbegriff eingeben oder Ordner manuell nach passenden Einträgen durchsuchen.
• Kürzlich verwendet — Alle Dokumente, auf die du in letzter Zeit zugegriffen hast.
• Favoriten — Elemente mit einem Klick auf das Stern-Symbol merken.
• WorkApps — No-Code-Plattform für benutzerdefinierte Anwendungen ohne Programmierkenntnisse.
• Solutions Center — Sammlung von Elementen und Templates. Blätter, Berichte und Dashboards aus Vorlagen erstellen — oder eigene Vorlagen speichern.

Die linke Menüleiste mit Start, Benachrichtigungen, Favoriten, WorkApps und Solutions Center.

Weiter unten in der Menüleiste gelangst du zum Hilfebereich und deinem Smartsheet-Konto, wo du Einstellungen, Integrationen und die Benutzerverwaltung findest.

Das Solutions Center — Vorlagen für Blätter, Projekte, Gantt, Karten, Formulare und Dashboards.

Organisation: Blätter, Elemente und Ansichten

„Blätter" — die namengebenden Sheets — sind das grundlegende Organisationselement bei Smartsheet. Diese frei konfigurierbaren Blätter, vergleichbar mit Excel-Tabellen, sind der primäre Speicherort deiner Daten.

Die Blätter können die Form verschiedener Elemente annehmen — etwa Projekte, Reports oder Dashboards. Jedes Blatt kann zudem in unterschiedlichen Ansichten dargestellt werden. Zugrunde liegt aber stets ein Blatt.

Um ein neues Blatt zu erstellen, öffne am besten das Solutions Center. Hier findest du folgende Elemente:

• Tabellenblatt — Bei null anfangen: ein leeres Tabellenblatt ohne vordefinierte Spalten.
• Projekt — Hat bereits wichtige Spalten integriert (Aufgaben, Verantwortliche, Start- und Enddatum). Gantt- oder Kalenderansicht direkt nutzbar.
• Gantt — Neues Blatt mit Gantt-Ansicht, Aufgaben zeitlich einordnen.
• Aufgabenliste — Tabelle mit vorgegebenen Spalten: Aufgabenname, Fälligkeitsdatum und Kommentare.
• Karten — Kanban-Ansicht, Aufgaben in Blöcke/Projektphasen einteilen.
• Formular — Blatt mit angehängtem Formular zur Datenerfassung.
• Bericht — Smartsheet-Projekte und -Daten auf unterschiedliche Weise visualisieren.
• Dashboard/Portal — Visuelle Zusammenfassung der Blatt-Daten oder Informations-Hub.

Das Projekt-Element: vordefinierte Spalten und direkte Gantt- oder Kalenderansicht.

Karten-Ansicht: Aufgaben in Projektphasen einteilen — klassisches Kanban-Board.

Trotz der zugrunde liegenden Tabellenstruktur deckt Smartsheet also die wichtigsten Projektmanagement-Ansichten ab. Alle Daten werden in Tabellen gespeichert — aber auf unterschiedliche Weisen visualisiert.

Smartsheet am Smartphone

Smartsheet gibt es auch für Android und iOS. Die Darstellung der für kleine Bildschirme eigentlich nicht ausgelegten Tabellen gelingt überraschend gut — und eigens für Mobilgeräte gibt es eine „Mobile Ansicht", in der du Zeilen noch etwas benutzerfreundlicher bearbeiten kannst.

Trotzdem ist die Smartphone-App vorwiegend dafür geeignet, bestehende Projekte einzusehen und kleine Aspekte oder einzelne Tabellen unterwegs zu bearbeiten.

Intuitiv — solange du dich mit Tabellen auskennst

Die Benutzeroberfläche von Smartsheet ist sauber und aufgeräumt. Generell ist das Programm aber keinesfalls so anfängerfreundlich wie andere Projektmanagement-Tools — was dem etwas anderen Ansatz geschuldet ist. Wer Tabellen kennt, findet sich schnell zurecht. Für alle anderen ist die Lernkurve ziemlich steil.

2. Aufgaben & Planung

Blätter stehen bei Smartsheet für deine Projekte, und jede Zeile innerhalb eines Blattes für konkrete Aufgaben des jeweiligen Projekts. Jede dieser Aufgaben kannst du detailliert planen, mit verschiedenen Attributen versehen und individuell anordnen.

Neue Aufgaben erstellen und bearbeiten

In der Tabellenansicht erstellst du eine neue Aufgabe, indem du einfach eine neue Zeile anlegst. Jede Tabellenspalte steht für ein Feld oder Attribut deiner Aufgabe. Um deine Aufgaben zu bearbeiten, musst du nur das Feld in der entsprechenden Spalte ausfüllen.

Neue Aufgabe erstellen: einfach eine neue Zeile anlegen, Felder direkt befüllen.

Natürlich kannst du auch in anderen Ansichten Aufgaben erstellen, wobei sich die Tabellen-Attribute an die dort gemachten Angaben anpassen. In der Kartenansicht — in der die Aufgaben nach dem Status-Attribut sortiert sind — legst du neue Aufgaben mit einem Klick aufs Plus-Symbol an.

Auch in der Kartenansicht lassen sich neue Aufgaben per Klick auf das Plus-Symbol anlegen.

Benutzerdefinierte Felder anlegen

Wenn du dein Projekt mithilfe eines Templates erstellt hast, sind in deiner Tabelle bereits bestimmte Felder vordefiniert. Natürlich kannst du auch benutzerdefinierte Felder hinzufügen, um deine Aufgaben mit zusätzlichen Attributen auszustatten — einfach eine neue Spalte einfügen.

Du kannst deiner Spalte einen Namen geben und unter mehreren Spaltentypen auswählen. Neben Texten, Zahlen, Daten und Symbolen werden auch Dropdown-Listen mit Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen unterstützt.

Eigene Spalten hinzufügen: Texte, Zahlen, Dropdown-Listen, Kontrollkästchen und mehr.

Unteraufgaben bei Smartsheet

Aufgaben innerhalb eines Projekts sind Teil einer übergeordneten Arbeitsabfolge und bestehen häufig ihrerseits wieder aus unterschiedlichen Arbeitsschritten. Auch diese Abhängigkeiten und Teilaufgaben kannst du in deiner Smartsheet-Tabelle abbilden.

Unteraufgaben erstellst du in der Tabellenansicht, indem du die Zeilen unterhalb der übergeordneten Aufgabe einrückst:

Unteraufgaben durch Einrücken in der Tabellenansicht erstellen.

Die Unteraufgaben werden auch in anderen Ansichten, wie der Kartenansicht, dargestellt. Und natürlich kannst du auch hier Unteraufgaben anlegen, indem du aufs Dreipunktemenü klickst und „Untergeordnete Aufgabe hinzufügen" auswählst.

Unteraufgaben auch über das Dreipunktemenü in der Kartenansicht anlegen.

Abhängigkeiten zwischen Aufgaben anzeigen

Manchmal ist es hilfreich, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu definieren. Bei Smartsheet geht das durch zwei Spalten:

• Spalte für Dauer — Legt fest, wie viel Zeit für eine Aufgabe vorgesehen ist. Wenn du dann das Start- oder Enddatum der Aufgabe oder einer Vorgängeraufgabe änderst, passen sich die anderen Daten aller abhängigen Elemente automatisch an.
• Vorgängerspalte — Vorgänger der ausgewählten Aufgabe definieren. Am gängigsten ist die Ende-Anfang-Beziehung — eine Aufgabe beginnt dann, wenn der Vorgänger endet.

Vorgängerspalte: Abhängigkeiten zwischen Aufgaben definieren, z.B. Ende-Anfang-Beziehung.

In der Gantt-Ansicht kannst du darüber hinaus auch Meilensteine aktivieren, um wichtige Projektschritte oder -phasen zu markieren.

Teilen und gemeinsam arbeiten

Individuelle Blätter mit anderen zu teilen ist einfach: oben rechts im Blatt auf „Freigeben" klicken, den Namen eines Teammitglieds oder die E-Mail eines neuen Kontakts angeben und bei Bedarf eine Nachricht hinzufügen. Dabei kannst du zwischen mehreren Benutzerrechten wählen: Administrator, Bearbeiter (mit oder ohne Freigabeberechtigung), Kommentierer, Betrachter.

Blatt freigeben mit Benutzerrechten: Administrator, Bearbeiter, Kommentierer oder Betrachter.

Darüber hinaus kannst du Tabellen als E-Mail-Anlage versenden — entweder als PDF oder im Excel-Format — oder in anderen Formaten exportieren. Es ist auch möglich, nur ausgewählte Zeilen mit anderen Benutzern zu teilen.

Gemeinsam an Smartsheet-Tabellen arbeiten

Wenn du Teammitglieder in dein Blatt eingeladen hast, kannst du gemeinsam und zeitgleich daran arbeiten. An den aktiven Gesichtern neben dem „Freigabe"-Button erkennst du, wenn eine andere Person das Sheet ebenfalls gerade einsieht und bearbeitet.

Grundsätzlich kannst du bei Smartsheet also in Echtzeit mit anderen Benutzern zusammenarbeiten. So direkt und unmittelbar wie bei modernen Kollaborations-Tools, z. B. Google Workspace, ist die Zusammenarbeit aber nicht.

Dateien hinzufügen

Smartsheet bietet mehrere Wege, um Dokumente und Dateien mit deinen Projekten zu verknüpfen:

Formulare mit Smartsheet erstellen

Du möchtest schnell und unkompliziert Daten von Nutzern erfassen und weiter verarbeiten? Das ist bei Smartsheet kein Problem — schließlich sind Tabellen für solche Datenaufnahmen bestens geeignet.

Die Daten, die du in einem Smartsheet-Formular erfasst, werden direkt in einem zugehörigen Blatt gespeichert. Jedes Formular wird also einem Blatt angehängt — du kannst auch mehrere Formulare für dasselbe Blatt einrichten. Um ein neues Formular zu erstellen, klicke im Blatt auf Formulare > Formular erstellen.

Das automatisch erstellte Formular übernimmt alle Spalten aus dem zugehörigen Blatt. Du kannst Formularfelder als „Erforderlich" oder „Ausgeblendet" markieren.

Formular direkt aus einem Blatt erstellen — Felder als Pflichtfeld oder ausgeblendet markieren.

Die erstellten Formulare kannst du teilen, per URL kopieren oder per Code einbetten. Es gibt viele weitere Einstellungsmöglichkeiten: Formularantworten organisieren, automatische Benachrichtigungen einrichten, bedingte Logiken hinzufügen, eigenes Branding nutzen und mehr. Insgesamt sind die Formular-Funktionen von Smartsheet deutlich ausgeprägter als bei vielen anderen Projektmanagement-Tools.

Workflows: Automatisierung bei Smartsheet

Mit Workflows kannst du Arbeitsabläufe automatisieren, um Zeit zu sparen. So lassen sich Erinnerungen, Genehmigungen oder Aktualisierungen automatisch an bestimmte Bedingungen knüpfen, sodass wiederkehrende Vorgänge nicht jedes Mal manuell durchgeführt werden müssen.

Klicke im aktuellen Blatt auf „Automatisierung", um neue Workflows einzurichten. Dafür gibt es zwei Optionen: Workflows aus einer Vorlage erstellen, oder komplett selbst zusammenbauen.

Fertige Workflow-Vorlagen für automatisierte Benachrichtigungen, Verschiebungen und Genehmigungen.

Jeder Workflow besteht prinzipiell aus zwei oder drei Komponenten:

• Trigger — Was löst den Workflow aus? Z.B. ein bestimmtes Datum, oder dass bestimmte Zeilen hinzugefügt oder geändert wurden.
• Bedingung (optional) — Welche Zeilen sollen von der Aktion betroffen sein? Mehrere Bedingungspfade für unterschiedliche Szenarien möglich.
• Aktion — Was passiert? Eine Benachrichtigung, die Erstellung eines neuen Dokuments oder bestimmte Änderungen innerhalb eines Blattes.

Der Workflow-Baukasten: Trigger, Bedingungen und Aktionen frei kombinieren.

Smartsheet macht in beiderlei Hinsicht eine gute Figur: Die Einstellungsmöglichkeiten auf jedem Schritt sind zahlreich und die Automatisierungspfade werden verständlich visualisiert, sodass man auch bei komplexeren Workflows die Übersicht behält.

Starke Reporting- und Analytics-Funktionen

Gut aufgestellt ist Smartsheet auch, was das Sammeln von Statistiken und die Aufbereitung dieser Daten in Berichten und Dashboards angeht. Es gibt zwei Berichttypen:

• Zeilenbericht — Zeileninformationen aus verschiedenen Blättern zusammenfassen. Z.B. welche Aufgaben in einem bestimmten Zeitraum fällig sind oder welche Aufgaben mit hoher Priorität zu spät abgeschlossen wurden.
• Blattzusammenfassungsbericht — Alle wichtigen Daten aus mehreren Blättern an einem Ort zusammenfassen, um einen besseren Überblick über mehrere Projekte zu erhalten.

Um einen neuen Bericht zu erstellen, klicke im Blätter-Menü oben rechts auf „Erstellen" und wähle im Dropdown-Menü „Bericht" aus.

Berichte erstellen: Zeileninformationen aus mehreren Blättern zusammenfassen.

Gleich unter den Berichten findest du den Eintrag „Dashboard/Portal". Hier findest du Widgets, mit denen du Echtzeit-Dashboards erstellen kannst, die ausgewählte Live-Daten aus deinen Blättern und Berichten visualisieren. Die Dashboards können nicht nur mit Teammitgliedern geteilt, sondern auch extern für Stakeholder und Kunden freigegeben werden.

100 Apps und Integrationen

Du nutzt neben Smartsheet vermutlich noch viele weitere Softwarelösungen — beispielsweise zur Teamkommunikation, denn hier ist Smartsheet nicht sonderlich stark aufgestellt. Mithilfe von Apps und Integrationen kannst du Smartsheet besser in andere Programme einbinden.

100 Integrationen waren zum Testzeitpunkt verfügbar, darunter Klassiker wie Google Workspace, Microsoft Office, Slack oder Salesforce — und auch in Microsoft Teams lässt sich Smartsheet integrieren. Eine eigene API gibt es natürlich auch.

Über 100 Integrationen — Google Workspace, Microsoft Office, Slack, Salesforce, MS Teams.

Umfangreiche Formulare, flexible Automatisierungen, vielschichtige Reports: Smartsheet bietet mächtige Werkzeuge, um Projekte effizient zu verwalten und zu steuern. Und für Funktionen, die nicht out-of-the-box abgedeckt werden, gibt es Apps und Integrationen.

Dynamic View — die richtige Info für die richtige Person

Eine Funktion die ich besonders schätze: mit Dynamic View kannst du einzelnen Personen nur die Zeilen und Aufgaben zeigen, die für sie relevant sind. Der Rest des Blattes bleibt für sie komplett unsichtbar. Du legst fest wer was sieht — und wer was bearbeiten darf.

Das ist besonders praktisch wenn du mit externen Dienstleistern, Kunden oder Abteilungen zusammenarbeitest, die nicht alles sehen sollen. Jeder sieht genau seinen Bereich — nicht mehr und nicht weniger. Das schützt sensible Daten und reduziert Verwirrung.

Control Center — mehrere gleichartige Projekte auf Knopfdruck

Wer regelmäßig gleichartige Projekte aufsetzt — zum Beispiel immer wieder Werkzeugprojekte, Anlagenprojekte oder Inbetriebnahmen nach dem gleichen Schema — für den ist das Control Center Gold wert. Du baust einmal eine saubere Vorlage mit allen Blättern, Spalten, Workflows und Dashboards, und rollst diese dann für jedes neue Projekt automatisch aus.

Kein manuelles Kopieren mehr, keine vergessenen Spalten, keine unterschiedlichen Strukturen je nachdem wer das Projekt angelegt hat. Alle Projekte laufen nach dem gleichen Standard — und du hast auf Portfolioebene einen Gesamtüberblick über alle laufenden Projekte auf einmal.

Direkter Import in bestehende Blätter — neu seit 2026

Eine praktische Neuerung aus dem Februar 2026: Du kannst jetzt CSV-, XLS- und XLSX-Dateien direkt in ein bereits bestehendes Blatt importieren. Beim Import ordnest du die Spalten der Datei den Spalten deines Blattes zu — Smartsheet übernimmt die Daten dann sauber ohne dass du alles manuell kopieren und einfügen musst.

Das klingt nach einer Kleinigkeit, ist in der Praxis aber ein echter Zeitsparer. Besonders wenn du regelmäßig Daten aus externen Systemen, Auswertungen oder Excel-Listen in deine Smartsheet-Projekte überträgst. Die Grenze liegt bei 50 MB, 20.000 Zeilen oder 400 Spalten pro Import.

Anhänge direkt in Kommentaren

Ebenfalls neu seit Anfang 2026: Du kannst jetzt auch direkt in Kommentaren und Diskussionen Dateien anhängen oder URLs einfügen. Bisher waren Kommentare reine Textnachrichten — jetzt kannst du beim Kommentieren einer Aufgabe gleich das passende Dokument, einen Screenshot oder einen Link mitschicken.

Das macht die Kommunikation rund um einzelne Aufgaben deutlich konkreter. Wer einen Kommentar schreibt wie „schau mal hier rein" kann jetzt direkt die passende Datei dazulegen — ohne dass der Empfänger erst suchen muss.

Für wen ist Smartsheet geeignet — und für wen nicht?

Nach fast 20 Jahren Nutzung kann ich das ziemlich klar einschätzen. Smartsheet funktioniert hervorragend für alle, die komplexe Projekte mit vielen Abhängigkeiten, Beteiligten und Deadlines steuern — also klassische Projektleiter, Operations-Teams, PMO-Abteilungen, Bau- und Anlagenprojekte, IT-Rollouts oder Gesundheitswesen. Überall wo Struktur, Nachverfolgbarkeit und Skalierbarkeit wichtig sind, spielt Smartsheet seine Stärken aus.

Weniger geeignet ist Smartsheet für einfache, schnell wechselnde Aufgaben ohne viel Struktur. Wer nur eine schnelle To-do-Liste braucht, ein kleines Startup mit überschaubaren Prozessen betreibt, oder als Sales-Team CRM-Funktionen erwartet, wird sich mit Smartsheet eher schwertun. Der Einrichtungsaufwand ist real — und wer keine Zeit investieren will oder kann, ist mit einfacheren Tools besser bedient.

Dokumentation & Support

Smartsheet bietet zwei primäre Quellen für Support-Ressourcen: den Selbstservice-Hilfebereich und die Smartsheet-University. Im regulären Hilfebereich findest du hunderte Hilfeartikel, unterteilt in Kategorien wie „Grundlagen von Smartsheet", „Formeln und Funktionen" oder „Automatisierter Workflow" — natürlich mit Suchfunktion.

Diese Hilfeartikel sind solide aufbereitet und inhaltlich gründlich, meistens Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit Screenshots. Zumindest für Pro-Nutzer wären etwas mehr Kontaktmöglichkeiten schön — doch dafür punktet Smartsheet mit umfangreichen Hilfeinhalten und schnellen Antwortzeiten.

Tarife und Preise