Was ist RoboIntern?

Vorab in eigener Sache

Bevor ich auf RoboIntern selbst eingehe: Drei Dinge haben mich am Tool im Alltag wirklich genervt. Im SQL-Editor sieht man immer nur drei Zeilen Code, weil das Fenster nicht größer wird — bei einem 200-Zeilen-Statement ist das ein Witz. Es gibt keine Möglichkeit, Kommentare oder Notizen zu Aufgaben mitzugeben — wenn ein Job seit zwei Jahren läuft, weiß niemand mehr, was er eigentlich tut und warum. Und Archiv-Ordner werden nicht vernünftig aufgeräumt, sodass irgendwann Gigabytes an alten Exports auf der Platte liegen.

Links der Editor in RoboIntern — drei Zeilen sichtbar bei einem mehrhundertzeiligen Statement. Rechts dasselbe Statement vollflächig im Browser-Dashboard mit Syntax-Highlighting (Inhalt unkenntlich gemacht).

Das war der Anlass für ein privates Wochenend-Projekt: ein eigenes Web-Dashboard in Python, das genau diese drei Lücken schließt — und dabei aus RoboIntern ein nachvollziehbares, dokumentiertes Produktionswerkzeug macht.

Was das Dashboard kann: Es liest die config.xml von RoboIntern, zeigt alle Tasks mit Aufgaben, Triggern, Parametern und SQL-Statements vollflächig im Browser mit Syntax-Highlighting — endlich liest man 200 Zeilen SQL ohne Cursor-Akrobatik. Es liest die logs.txt live mit. Es erlaubt eigene Kommentare pro Task, gespeichert in einer separaten JSON-Datei und über die OrderID an den Task gebunden, sodass sie bei Reihenfolge-Änderungen nicht verrutschen. Und es bringt eine Archiv-Rotation mit Zeitraum-Scheduling mit (täglich/wöchentlich/monatlich/quartalsweise/jährlich), die alte Exports automatisch ausräumt. Insgesamt neun Tabs vom Live-Dashboard über Datei-Suche und Templates bis zum eingebauten Hilfe-Tab.

Tasks-Liste mit Filter (Active / Inactive / Error), Suche und Sortierung — auf einen Blick erkennt man, welche Jobs gerade Probleme haben.

Detailansicht eines Tasks: oben die eigene Notizen/Kommentar-Box (gebunden an die OrderID), darunter Status, Trigger und Parameter strukturiert.

Technisch ein Flask-Server mit Browser-Frontend, als einzelne .exe mit etwa 15 MB paketiert — alle Python-Bestandteile sind eingepackt, eine Python-Installation ist nicht nötig. DLL-Auslagerung habe ich bewusst weggelassen: Die Größe ist überschaubar, dafür ist es eine Datei zum Verteilen statt eines Ordnervoll Abhängigkeiten. Auto-Shutdown bei Inaktivität, eigener Launcher mit Splash, Lizenzschutz. RoboIntern bleibt dabei unangetastet — das Dashboard liest nur dessen Konfiguration und Logs und ergänzt seine eigene Schicht obendrauf.

Live-Status: zeigt, wie voll die Quellordner sind, welche Limits überschritten wurden und wie viel Platz auf den Laufwerken frei ist (firmenspezifische Bereichsnamen unkenntlich gemacht).

Ehrlichkeit vor Hochglanz: Das Tool ist nicht für den Verkauf gedacht, sondern eine Antwort auf konkrete Frustpunkte aus dem Alltag.

Interesse am Dashboard? Das Tool ist ein privates Projekt und nicht öffentlich zum Download freigegeben. Wer ähnliche Probleme mit RoboIntern hat und das Dashboard testen oder Erfahrungen austauschen möchte, kann mich gern über das Kontaktformular anschreiben.

Was ist RoboIntern?

RoboIntern ist eine portable Freeware, die nach dem Prinzip Wenn-Dann arbeitet — ähnlich wie der Online-Dienst IFTTT, nur eben lokal auf dem eigenen Rechner. Man definiert eine Aktion (was soll passieren) und einen Trigger (wann soll es passieren). Beim Start zeigt das Hauptfenster eine Liste aller angelegten Aufgaben mit ID, Name, Aktion, Trigger, Status sowie letzter und nächster Ausführungszeit.

Hauptansicht von RoboIntern — alle Tasks auf einen Blick mit Status, letzter und nächster Ausführungszeit.

Beim ersten Start wirken die mitgelieferten Beispiel-Tasks zunächst etwas erschlagend. Hat man aber einmal verstanden, wie ein Task aufgebaut ist, ist das Ganze überraschend geradlinig. Eingestellt wird nichts kompliziertes — kein Programmieren, keine Skriptsprache nötig.

Das spricht dafür

• Portabel — Keine Installation, keine Registry-Einträge. Das Programm läuft direkt aus dem Ordner und kann auch vom USB-Stick gestartet werden.
• Kostenlos für den privaten Einsatz — Keine zeitlich begrenzte Testphase, keine versteckten Funktionen hinter einer Bezahlschranke.
• ODBC-Datenbankanbindung — SQL-Skripte und Stored Procedures direkt ausführen, Daten aus beliebigen ODBC-Quellen (SQL Server, Oracle, MySQL, PostgreSQL, MariaDB, DB2 …) nach Excel oder Textdatei transferieren. Für ein kostenloses Tool außergewöhnlich.
• SQL-Trigger — Tasks lassen sich auslösen, wenn eine ODBC-Abfrage Datensätze liefert. Damit reagiert die Automatisierung direkt auf Datenbankzustände — eine Funktion, für die bei kommerziellen RPA-Tools meist extra bezahlt wird.
• Skriptfähig in fünf Sprachen — Python, PowerShell, VB.Net, R und JavaScript können als Aktion ausgeführt werden. Damit ist das Tool für eigene Erweiterungen und für die Anbindung von Statistik- oder Datentransformationen offen.
• Office- und Datenbankintegration — Excel, Word, Access werden direkt unterstützt — inklusive VBA-Makros, Excel-Datenverbindungen aktualisieren, Word-Dokument-Links neu laden und Daten zwischen den Anwendungen schubsen.
• Task-Verkettung — Ein Task kann andere Tasks anstoßen oder auf deren Erfolg/Fehler reagieren. So lassen sich auch komplexere Abläufe in saubere Einzelschritte zerlegen.
• Datentransfer mit Verschlüsselung — FTP, SFTP und OpenPGP für Verschlüsselung und Entschlüsselung von Dateien. Damit ist auch der sichere Austausch mit externen Systemen abgedeckt.
• Dynamische Variablen — Inputs für Tasks lassen sich variabel halten — etwa Datumsangaben oder Pfade, die sich täglich ändern.

Aktionen — was RoboIntern alles kann

Über das + Symbol oben rechts legt man eine neue Aufgabe an. Es gibt drei Reiter: Actions, Triggers und Misc. Die Auswahl an Aktionstypen ist für ein kostenloses Tool ordentlich.

Add-Action-Fenster: hier am Beispiel „Copy / move / delete file" mit Quelle, Ziel und Überschreib-Option.

Erweiterte Aktionen — RoboIntern bietet auch FTP-Operationen, Skript-Ausführung und Datenbankabfragen an.

ODBC & Datenbanken — die heimliche Stärke

Das ist für mich der Punkt, der RoboIntern am deutlichsten von typischer Hobby-Freeware abhebt: echte ODBC-Anbindung. Damit lassen sich SQL Server, Oracle, MySQL/MariaDB, PostgreSQL, DB2 und alles andere ansprechen, wofür ein ODBC-Treiber existiert. Konkret kann das Tool:

• SQL-Skripte direkt ausführen — beliebige SELECT-, INSERT-, UPDATE- oder DDL-Statements gegen eine ODBC-Datenquelle starten, mit oder ohne Parameter.
• Stored Procedures aufrufen — auch komplexere serverseitige Logik lässt sich so anstoßen, ohne dass man irgendwo eine Schnittstelle programmieren muss.
• ODBC → Excel — Abfrageergebnisse direkt in eine Excel-Datei transferieren. Praktisch für Reports, die jede Nacht automatisch aus dem ERP- oder MES-System gezogen werden.
• ODBC → Textdatei — Export nach CSV oder TXT, etwa als Übergabe an andere Systeme oder für die Archivierung.
• Excel → Access — Daten aus Tabellenblättern in eine Access-Datenbank pumpen. Auch der umgekehrte Weg (Access → Excel oder Textdatei) ist abgedeckt.

Besonders interessant ist der ODBC-Trigger: Ein Task lässt sich nicht nur zeitgesteuert starten, sondern auch dann, wenn eine SQL-Abfrage Datensätze zurückliefert. Damit reagiert die Automatisierung direkt auf Datenbankzustände — typische Anwendung: „Sobald in der Tabelle Aufträge ein neuer Eintrag mit Status freigegeben erscheint, ziehe die Stückliste, erzeuge das Begleitdokument als PDF und lege es in den Druckordner." Das ist eine Funktion, für die in kommerziellen RPA-Suiten gerne ein Vielfaches gezahlt wird.

Skripte ausführen — Python, PowerShell, VB, R, JavaScript

RoboIntern kann Skripte in fünf Sprachen direkt als Task-Aktion starten:

• Python — die universelle Sprache für Datenverarbeitung, Web-Anbindung, Bildverarbeitung. Genau hier setzt meine eigene Erweiterung an.
• PowerShell — die Standard-Skriptsprache unter Windows für alles, was mit Systemverwaltung, Active Directory oder Exchange zu tun hat.
• VB.Net — für Anwender, die aus der VBA-Welt kommen und ihre Logik weiterverwenden möchten.
• R — die statistische Sprache für Auswertungen und wissenschaftliche Datenanalyse.
• JavaScript — etwa für die Verarbeitung von JSON-Daten oder die Interaktion mit modernen Web-APIs.

Das macht das Tool extrem offen. Wenn die mitgelieferten Aktionen nicht reichen, schreibt man die fehlende Logik selbst in der Sprache, die einem am nächsten liegt — und ruft sie als Aktion in einem Task auf. Eingaben kommen über Kommandozeilenparameter oder dynamische Variablen, Rückgabewerte können den nächsten Task auslösen oder als Ergebnis ausgewertet werden.

Genau dieser Mechanismus ist die Grundlage für meine eigene Python-Erweiterung: RoboIntern wird zum Trigger und Orchestrator, die eigentliche Logik läuft im Python-Aufsatz. So bekommt man das Beste aus beiden Welten — bequeme Bedienung für die Standardfälle, volle Kontrolle für die Spezialfälle.

Trigger — wann soll es laufen

An Auslösern bietet RoboIntern alles, was man im Alltag braucht — und ein paar Dinge mehr, die man bei einem Freeware-Tool nicht erwartet:

• Zeitbasiert — einmalig zu festem Datum, täglich, wöchentlich, monatlich, in hoher Frequenz oder alle X Tage.
• Datei-Ereignis — wenn eine Datei erstellt, geändert oder gelöscht wird. Klassisch für Posteingangs-Ordner oder Übergabeverzeichnisse.
• E-Mail-Eingang — Tasks lassen sich starten, wenn eine bestimmte Mail eintrifft. Damit sind Mail-zu-Datei- oder Mail-zu-Datenbank-Workflows abbildbar.
• ODBC-Abfrage liefert Daten — die SQL-Variante des Triggers. Die Datenbank wird in einem festgelegten Takt abgefragt; sobald die Query Datensätze liefert, läuft der Task.
• Anderer Task fertig — Erfolg oder Fehler eines vorherigen Tasks als Auslöser. Hebel für Verkettungen.
• System-Ereignis — Computerstart, Aufwachen aus dem Standby, Sperren oder Entsperren.
• Manuell — Lauf nur auf Knopfdruck.

Trigger einstellen — hier ein zeitbasierter Auslöser für einen einmaligen Lauf.

Gerade die Task-Verkettung ist mächtig: Task A entpackt eine Lieferung, Task B verschiebt die Dateien, Task C schickt eine Mail, dass alles fertig ist. So lassen sich auch komplexere Abläufe in saubere Einzelschritte zerlegen, die jeweils für sich genommen einfach bleiben.

Ein einfacher Task in drei Schritten

Zum Reinkommen reicht das klassische Hello World. Im Reiter Action wählt man „Notification – Display a message" und tippt einen Text ein, optional mit Sound.

Schritt 1 — Aktion „Notification" auswählen und Nachricht eintragen.

Im Reiter Trigger stellt man die Zeit ein. Zum Testen am besten eine Minute in der Zukunft. Im Reiter Misc bekommt der Task einen sprechenden Namen, dann auf Add Task klicken.

Schritt 2 — im Misc-Reiter wird dem Task ein Name gegeben und er wird gespeichert.

Wenn der Timer abläuft, taucht die Benachrichtigung pünktlich auf. So unspektakulär das wirkt — genau dieser Ablauf ist die Grundlage für alle Automatisierungen, die später folgen.

Schritt 3 — der Task läuft an, die Notification erscheint pünktlich auf dem Desktop.

Praxisbeispiel: Datei kopieren bei Änderung

Das ist die Sorte Automatisierung, für die man solche Tools wirklich nutzt. Aktion: Datei kopieren von Quelle nach Ziel. Trigger: ein bestimmtes Dokument wurde geändert. Speichern, fertig — ab diesem Moment liegt nach jedem Speichern automatisch eine Sicherung im gewünschten Ordner.

Praxis-Task — Datei aus dem Quellordner ins Ziel kopieren, automatisch ausgelöst durch Dateiänderung.

Genauso lässt sich ein manueller Task bauen, der einen Ordner zippt und das Archiv ablegt — und ein nachgelagerter Task verschickt eine Bestätigungs-Mail, sobald der erste durch ist. Alles ohne eine Zeile Code.

Speichern — der Task wandert in die Hauptliste und ist ab sofort scharfgeschaltet.

Verwaltung der Tasks

In der Hauptansicht sieht man alle Tasks auf einen Blick. Per Rechtsklick lässt sich ein Task umbenennen oder klonen — Klonen ist Gold wert, wenn man Varianten desselben Ablaufs braucht. Neben jedem Eintrag gibt es vier Buttons: zurücksetzen, ausführen, bearbeiten, löschen.

Die Tasks sind durchnummeriert; die Reihenfolge bestimmt, in welcher Folge sie ausgeführt werden. Status, letzte Ausführungszeit und nächster geplanter Lauf stehen direkt in der Liste — das reicht für den schnellen Überblick im Alltag.

Was mir fehlt — und warum ich erweitert habe

Bei aller Stärke der Funktionsliste: Im Alltag stoße ich an drei Stellen immer wieder auf dieselben Hürden. Genau diese drei Punkte waren der Anlass für mein eigenes Dashboard.

• SQL-Editor zu klein — Im Aufgaben-Fenster sieht man immer nur drei Zeilen Code gleichzeitig. Bei einem 200-Zeilen-Statement ist das absurd. Das Fenster lässt sich nicht vergrößern, der Inhalt nicht in einem ordentlichen Editor öffnen. Wer ernsthaft mit längeren SQL-Skripten arbeitet, scrollt sich tot.
• Keine Kommentare oder Notizen — Es gibt keinerlei Möglichkeit, eine Aufgabe zu dokumentieren. Wenn ein Job seit zwei Jahren stabil läuft, weiß niemand mehr, warum er überhaupt eingerichtet wurde, was er tut und an wen man sich bei Problemen wendet. Das ist für ein produktives Werkzeug ein echtes Manko.
• Archive werden nicht aufgeräumt — RoboIntern packt Daten nach FTP, exportiert nach Excel oder CSV, sichert PDFs — aber niemand räumt hinterher auf. Die Folge: Gigabytes an Alt-Exports auf der Platte, irgendwann ein voller Server.
• Logging dünn — Bei produktivem Einsatz möchte man nachvollziehen, was wann mit welchem Ergebnis gelaufen ist. Die mitgelieferte Logdatei reicht für eine schnelle Diagnose, aber nicht für ein Audit.
• Beispiel-Tasks wirken abschreckend — Die mitgelieferten Beispiele sind eher Werbeflyer als Lernhilfe. Erst eigene Tasks bauen, dann verstehen.
• Mehrere Instanzen möglich — Es lassen sich mehrere Programminstanzen samt Tray-Icon starten. Ob Bug oder Feature — Vorsicht, bevor man dieselben Tasks doppelt anlegt.

Für wen ist RoboIntern geeignet — und für wen nicht?

RoboIntern funktioniert hervorragend für alle, die am Einzelarbeitsplatz wiederkehrende Aufgaben loswerden wollen: Backups, Datei-Übergaben zwischen Ordnern, automatische Mail-Versendung, kleine Routine-Skripte. Für die Werkstatt, das Büro, das Homeoffice oder einen einzelnen Arbeitsplatz in der Produktion ist es ein sehr brauchbarer Helfer.

Weniger geeignet ist es für komplexe, vernetzte Geschäftsprozesse mit vielen Beteiligten, Rollen und Freigaben. Es ersetzt keine Enterprise-RPA-Lösung und will das auch nicht. Auch wer harte Compliance-Anforderungen an Logging und Audit-Trails hat, wird mit der mitgelieferten Diagnose nicht glücklich — da muss man entweder selbst nachrüsten oder gleich zu einem anderen Werkzeug greifen.